Організація конференцій як наукових, так і бізнес-конференцій — справа непроста не лише для новачків, а й для тих, хто давно працює у цьому бізнесі. Є певні пункти, на які багато хто зневажає, хоча вони відіграють дуже важливу роль в організації.
На що звернути увагу та як провести захід
Перш, ніж приступити до організації, потрібне чітке розуміння всіх складових. Розглянемо основні фактори, що слід врахувати:
- Визначити мету. Необхідно заздалегідь уточнити теми та плани доповідачів. У Вас на руках мають бути короткі тези з їхньої доповіді, щоб чітко та ясно сформулювати тематику конференції.
- Дата конференції. Важливо такий захід призначити не просто на максимально вільний день, а щоб його відвідали якомога більша кількість учасників. Слід відстежити важливі події місяця, через які відвідуваність вашого заходу може скоротитися. Особливо важливо, щоб дата проведення не співпала із заходами ваших конкурентів, оскільки у вас одна цільова аудиторія.
- Завчасна реклама. Про ваш захід мають дізнатися всі. Залучіть якомога більше каналів, через які можна рекламувати подію.
- Продумайте програму на паузи між доповідями. Слухачі повинні мати можливість відвідати кафе, відпочити в зоні LOUNGE. Затишна атмосфера розслаблює, допомагає встановити найкращий контакт зі слухачами. Дуже популярною і затребуваною останнім часом є організація круглого столу — збори групи людей з однієї професійної сфери, які зацікавлені в обговоренні певної теми.
Якщо ви маєте страх перед організацією масштабної події, краще довіртеся професіоналам. Ліпше буде довірити проведення конференцій компанії, що спеціалізується в цій галузі, забронювати для Вас конференц-зал, організувати кейтеринг, зустріч гостей та проживання вам допоможуть фахівці з культурно-ділового центру «Менора». Також можлива організація гала-вечері, що стане яскравою фінальною точкою заходу. Професійний модератор – запорука успіху заходу. Це людина, яка зможе заповнити паузу між звітами, толерантно нагадати доповідачеві про час доповіді. А також професіонал зможе утримувати увагу слухачів.
Фінальна перевірка перед конференцією
За день до заходу важливо обдзвонити всіх доповідачів, переконатися у їхній готовності та чи знають вони, як дістатися місця проведення конференції. Перевірити, чи всі роздаткові матеріали готові. Зважайте на те, що більшість людей — візуали. Тому подбайте, щоб якомога більше інформації подавали у вигляді відео, фото. Для цього Вам знадобиться презентаційне обладнання. Залучайте слухачів до виступу. Інтерактивна апаратура в конференц-залах, яку надають фахівці, дозволяє в режимі реального часу складати списки та графіки.
